從自己會的事情開始做起──提升工作能力的方法

邁向成功，就從自己會的事開始做起：能力╳熱忱╳思考方式，助你職場無往不利

仕事の王道

• 作者： 小宮一慶
• 譯者：蕭照芳
• 出版社：寶鼎
  
  從自己會的事情開始做起──提升工作能力的方法
  
  方法1  掌握「時間就是金錢」的工作奧義
  本章我們的重點非常技術性，也就是如何提高自己的工作能力。要讓工作起來更得心應手，提高自我「能力」也是非常重要的一件事。因此，本章後半段我們會以擁有工作技術為前提，再來談到關於思考方式的重要性。
  
  要做好一件工作，首先必須做好時間管理。
  基本上這個世界分配給所有人的時間都是一樣的。儘管有金錢或社會地位的不平等，甚至有人出生在富貴人家，有人出生在貧窮家庭的天生不平等，但每個人所擁有的一天都是二十四個小時，沒有人會多出一分鐘，也沒有人會少一分鐘。
  
  有句諺語：「時間就是金錢」，寫成英文則是「Time is money」。除了字面上的意思「時間就是金錢」之外，我認為還有另一種解釋，就是「懂得時間管理的人，才能創造財富」。
  
  我們一般把它稱為時間管理，就是如何有效地運用這些有限的資源，也就是造物主分配給所有人的時間。
  
  雖然我並沒有強調要善用時間，但可以肯定的是：忙碌是一件難能可貴的事。它可以幫助我們提升運用時間的能力，因為你必須思考如何在短時間內做同樣的事情。但令人遺憾的是，大多數的人都是「玩樂時間」比較多，換句話說就是浪費掉的時間比較多。
  
  接下來我們要來談點技術性的話題，也就是關於時間管理的訣竅。
  
  方法2  消除抗拒開始工作的訣竅
  如果曾經觀察過那些工作能力不好的人，就會發現到他們通常都有一種傾向，就是要花很久的時間才肯開始著手工作。而那些工作能力強的人，則是很快就能進入狀況開始著手工作。
  
  工作能力差的人往往對開始著手工作有很強烈的抗拒感，所以他們總是會找一些藉口來拖延。比如說：「還是先喝杯咖啡再開始工作吧……」或是「打開電腦之後，先看一下臉書再說吧！」甚至讓旁邊的人都忍不住想插嘴說：「真是的，你還不快點去工作。」
  
  相反地，工作能力強的人都會認真思考事情的優先順序，然後先從非做不可的事情開始處理。
  
  此外再補充一點，就是工作能力強的人也很善於營造好的工作環境，讓自己馬上就能夠進入狀況。工作能力差的人通常都不會收拾整理房間或桌子，電腦桌面上也有很多圖像。
  
  如此一來，就算要找個東西也要花點時間，找東西花的時間越久，就越抗拒開始著手工作。為了避免發生這種情形，最好先把眼前工作必要的東西準備好，讓你立刻就可以進入工作狀況。平時就應該養成好的習慣，替自己營造這樣的工作環境。
• 讓辦公桌保持隨時可以開始動工的狀態
  要消除抗拒開始工作的心態，光是收拾整理桌面還不夠。以我為例，經常讓桌上保持隨時可以開始做下一項工作的狀態。
  
  舉例來說，如果隔天必須寫一篇稿子，我就會在前一天工作結束時，把準備好的資料先拿出來放在桌上後再離開辦公室。隔天一早進入辦公室時，馬上就能進入工作狀態，減少抗拒感。
  
  如果當想寫封電子郵件給某人時，剛好有客戶來訪，我就會先打開電子郵件，輸入寄件人信箱再離開座位。如果有必須要寫的文章，就會先打開電腦的文件檔案。
  
  總之，就是要讓辦公桌保持隨時可以開始動工的狀態。如此一來，不想立刻動手工作的抗拒感就會減少很多，隨時都可以進入工作的狀態。
  
  此外，在工作時會使用到的一些文具，也可以事先備妥自己喜歡的款式。
  
  例如，一枝三千日圓的鋼筆和五千日圓的鋼筆，當然用五千日圓的鋼筆會讓人更想要工作。在寫信給重要的客戶時，如果是用自己喜歡的鋼筆來寫，心情也會比較好，比較不會有抗拒感。相反地，如果用的是一枝難寫的鋼筆，往往會讓人心生放棄吧！
  
  挑選可以提高工作士氣的文具，也可以降低對工作的抗拒感。只要稍微用點心思，工作心情可是會大大的不同。
  
  方法3  用行事曆管理時間
  時間管理不可或缺的一項道具就是「行事曆」。
  不過務必要使用適當的行事曆才行，像學生們偶爾會使用的行事曆，一天只有一格空間的記事本並不合適，而只有分上午和下午的行事曆也一樣不適合。因為空格很少，只寫一個行程就沒有多餘的空間可以寫其他了，會讓人有種忙碌的錯覺。
  現代人通常要查看自己是否有空閒，都會打開行事曆查看一下空白的部分。因此唯有使用適當的行事曆，才能清楚地掌握自己的行程，同時還可以防止自己陷入忙碌錯覺的恐慌之中。
  
  建議大家使用以一個小時為區分的行事曆。我也曾經使用過電子行事曆大約兩年，優點是很方便，可以輸入大量的資料，缺點則是要輸入很麻煩，也無法一覽無遺。最後我還是恢復使用紙本的行事曆。
• 我現在使用的分別是英國的「Let’s diary」行事曆，以及我自創的「小宮一慶商務人士行事曆」兩種。
  
  「Let’s diary」的行事曆是用來管理行程表，而小宮一慶行事曆則是用來管理代辦事項，以及記下一些比較在意的數字。後者因為附有二十年來景氣指標的統計資料等等，使用起來非常方便。
  
  如果你使用的是那種只有分上下午或一天只有一個空格的簡單行事曆，建議不妨趁這個機會把它換掉，這樣才能正確掌握自己的空閒時間。如此一來，一定會發現自己可以運用的時間其實比想像中還要多。
  
  正確使用行事曆，擺脫忙、雜、亂
  再來是關於行事曆的使用方法，先來介紹一下我的使用方式吧！
  
  我會先把「行程表」和「待辦事項」分開，「行程表」部分會把例如「演講從幾點開始到幾點結束」寫下來，事先決定好要花多少時間。
  
  至於諸如「要寫電子郵件給某某人」或「校稿」等等的事，雖然有期限，但什麼時候做都可以，就會把它們歸類為待辦事項。
  
  要先能夠正確地掌握行程表，再利用空檔處理一些待辦事項。不妨以一星期為一個單位，只要能夠確實掌握行程，不管多麼忙碌都不會讓自己陷入手忙腳亂的狀態。萬一真的遇到很忙碌的時候，就會提早進公司處理一些該做的待辦事項。
  
  你是否曾經有過這樣的經驗：要處理的事情很多，但就只是一昧地感到心急如焚而已，事情卻沒有任何的進展。
  
  事實上，只要能夠正確地掌握「待辦事項」和「所要花費的時間」以及「自己的空閒時間」，先把它寫在行事曆上面，就不至於出現手忙腳亂的情形。
  
  我自認應該算是全日本最忙碌的那種管理顧問吧！每年要到二百多個地方演講和研修，不光是待在東京而已，還要全國走透透。我不僅擔任數十家公司的董事或顧問，而且自己還開公司，每個月還要到大阪電視錄影兩次。光是去年，我就搭了一百三十三次的新幹線和八十趟的飛機。
  
  除此之外，我每個月在雜誌上連載的文章就超過十幾篇，每年還要趁空檔寫書，大約出版十幾本的著作，還要出席義工活動。處於這種忙碌的狀態下，依然能夠「妥善安排行程」，行事曆居功厥偉。
• 集中精力做只有自己才能處理的事
  至於為什麼只要能夠妥善地安排行程，工作能力就會比較好呢？那是因為可以正確地掌握行程和待辦事項的關係。如此一來，一些可以交待下屬去做的事即能完全委由下屬去做，例如：安排行程就全權交由祕書去做，至於調查或蒐集必要的資料等事可以請員工進行，然後便能集中精力去做那些只有自己才能處理的事情。
  
  即使再忙碌，我每年為了工作而犧牲睡眠的次數頂多只有幾次而已，每天都會睡飽七個小時，甚至比一般上班族睡得都還要好。
  
  我是在用腦力工作，最重要的就是「靈感」，如果因為睡眠不足而讓頭腦變得昏沉遲鈍，就算絞盡腦汁也想不出好的點子來，有時反而是在靈光乍現的時候，才會得到正確的結論。如果因為時間不夠而讓自己陷入恐慌，後果往往不堪設想。在這種情況下去開會或演講，對客戶是非常失禮的。
  
  誠摯建議大家都能夠養成這種習慣，正確地掌握「該做的事情」和「要花多少時間」，以及「自己的空閒時間」。如此一來，應該就會發現多出很多空檔。
  
  如果把多出來的時間用來進修學習，一定可以提升自己的身價；休假時則多多增加和家人相處的時間或從事休閒活動，畢竟「時間就是金錢」啊！
  
  方法4  無法提早到公司的人就輸了
  我向來不熬夜的，這不是很理所當然的嗎？因為一旦熬夜，隔天便無法早起。
  大多數的上班族若無法在白天展現工作績效，是無法獲得好評的，如果是那種獨自在家寫作的人則另當別論，他們似乎比較喜歡在深夜時分工作。畢竟一般的上班族幾乎都不會在深夜工作，所以務必讓自己在白天卯足全力才行。
  
  進一步來說，最好在白天，也就是早上的時間就能夠讓自己維持在最佳狀態中。擠在人滿為患的捷運裡，在快要遲到之前及時趕到，雖然沒有違反公司規定，但我必須很嚴苛的說：晚進公司的人，當下就已經輸了。
  
  每天上班都能提早抵達的好處有哪些呢？不但有足夠的時間可以瀏覽報紙，還可以知道那些比自己晚到的同事都在做些什麼。相對的，那些很晚才到公司的人，不但無法在擁擠的捷運上看報紙，甚至完全不知道那些比自己早到的人都在做些什麼。單就這一點來看，就已經完全輸給早到的同事了。
• 利用早到時間跟上司交換資訊
  此外，通常在公司位居要膱的人都會提早進公司。以前有句話諷刺上班遲到的人說他們是「董事上班」，現在這樣的人則是「無法成為公司要膱的人」。等真正成為公司的大咖之後才上班遲到，也不會落人口舌。但通常一般上班族的上班時間都是從早上九點開始，如果老是拖到十點才進公司，也難怪會被公司炒魷魚。
  
  在公司身居要職或想要成為大咖的人，通常都會提早進公司。而且早到的人有時間可以跟上司交換資訊，甚至在非正式的場合得到上司的建言。而是否能夠利用早上的時間跟上司交換資訊，對你往後的發展影響極大。
  
  從上司的立場來看，也會認為那些願意提早進公司的員工，肯定是比較值得疼愛的下屬，他們通常不會把重要的任務交給那些經常遲到，還不時打哈欠的人。
  
  同時提早進公司比較有機會可以請教公司大咖一些意見，因為在上班之前還有充分時間可以請教一些比較棘手的問題。
  
  至於那些姍姍來遲的人，大概都是在上司最忙碌的尖峰時間向上司問道：「我有件事想要找你商量一下」或「能不能聽我說一下下呢？只要耽誤你兩、三分鐘的時間就好了……」
  
  上司可能會很客氣地拒絕，因為有時候可能會忙到連兩、三分鐘的空閒時間都沒有。
  
  另外，擠著人滿為患的捷運或公車及時趕到公司上班，很可能在還沒開始工作之前就已經沒有心情和體力了，萬一遇到出乎意料之外的狀況導致上班遲到，在精神上也會大受影響。
  
  所以提早進公司的好處是非常多的。
  
  好好運用自己的起始時間
  如果能在白天上班時保持良好的狀態，進而找出自己工作最起勁的時間點，就能利用那段時間集中精神工作，提高工作效率。我把這個稱為「起始的時間」，因為時間也有輕重。
  
  以我為例，完全是屬於上午型態的，所以都會利用這段時間處理一些比較棘手的問題或寫作。至於體力最差的時段則是在下午，所以下午的工作效率最低。因此吃過午餐之後，頭腦還不是很清醒的這段時間，如果沒有安排行程，我就會利用這段時間整理一下書桌，或做一些不需要用到腦力的事。
  
  另外，從下午開始也會安排一些比較不需要集中精神的工作，例如，新書簽名會或接待客人來訪等等。我會趁早上精神飽滿、身體狀況最好的時候去做一些適合的工作。
  
  關鍵就在於如何善用自己的「起始時間」，集中精神處理一些可以提高生產效率的工作。
• 方法5  對方時間也一樣寶貴
  雖然前面我們談了一些如何有效運用時間的方法，但也不能只在意到自己的時間，同時也要顧慮到他人的時間。能夠考量到對方時間的人，往往也比較能夠善用下屬的時間。
  
  比方說，行程表中剛好有安排兩個小時要跟客戶協商，如果在這之前就先交待下屬幫你去做某件事情，那麼下屬就可以趁這段時間幫你處理這件事。然而，那些無法做好時間管理的人，往往得等到跟客戶會談結束之後才臨時想到要交待屬下做事，遇到這種情況，想必也會造成屬下的困擾，畢竟是上司交待的工作，屬下也只能照單全收。
  
  這裡所說的要考量到對方時間，所指的就是類似這種情形，不管對方是你的下屬或客戶都一樣。特別是在自己很閒的情況下，往往就無法體會到別人的忙碌。因此千萬要了解到這一點，對方的時間也是很寶貴的。
  
  有效率地把握時間
  記得我之前在外商銀行工作時，有位同事曾說，他只要跟某人見面之後，發現彼此談話的內容對雙方都沒有幫助，就會認為是在浪費時間，而給對方負面評價；相反地，如果聽到的內容有很大幫助的話，就會給予正面的評價。
  
  對忙碌的人來說，時間就是最大的資源。同樣的，對於對方來說「時間就是金錢」。因此，不僅要把對方的時間納入考量，同時還必須盡量在最短時間內，告訴對方有用的資訊。
  
  前面第一章提過我在外商金融機關工作時的一位朋友（現在自己出來開公司，同時也在我公司兼任幹部），他每次來跟我碰面時，都會在筆記本上寫下一些記錄（會議中檢討的課題或議題）。而且，如果決定好開會時間是一個小時，他就一定會在一個小時之內結束會議，因為我們雙方都很忙碌，必須在預定的時間內把想討論的要事討論完畢。
  
  他以前在超級一流的外商金融公司任職，我曾經聽他說過：「我換到任何地方工作都沒問題」，如今我總算可以理解，就是因為他比一般人還會考量到對方的時間。