新手主管的工作以及要避開的陷阱

新手主管調校聖經：部屬挺你、位子坐穩，下次升官還是你。

The First-Time Manager

• 作者： 吉姆．麥柯密克, 洛倫．貝爾克, 葛瑞．托普琴克
• 原文作者：Jim McCormick,Loren B. Belker,Gary S. Topchik
• 譯者：謝佳真
• 出版社：李茲文化
  
  
  新手主管的工作以及要避開的陷阱
   
  身為主管的職責到底是什麼？答案有很多種，最貼切的是把管理工作看成是一個演員在演出許多不同的角色。身為經理人的你身兼多職，教練、設立標準的人、考核績效的人、導師、激勵士氣的人等等。你得依據實際情況及想要達成的目標，扮演適當的角色。往往，新手主管得到的忠告是「做你自己就好」。這個建議其實很糟糕，會阻礙你選擇合適的角色，當不了成功、有效率的主管。
   
  另一個新手主管普遍會犯的錯誤，是認為自己扮演的是指導者的角色，也就是指示別人該做什麼、怎麼做、並確認別人執行了命令。這或許是職責的一部分，有時也是必要之惡，但是，能讓你跟部屬享有長期成功的作法，是協助他們獨當一面。這表示你必須得到他們的支持，讓他們想全心投入，你要能與他們分享權力、盡量鏟除阻撓他們成功的障礙。
   
  主管的主要責任
   
  企管專家多半都同意，不論是在哪裡工作、管理什麼樣的部屬，主管的主要責任大致是固定的，包括招聘、溝通、策畫、組織、訓練、監督、考核、解僱。這些分內之事你做得愈好、愈自在，管理的工作愈駕輕就熟。對這八項職責的探討會貫穿全書，我們先看看定義：
   
  一、招聘是尋找新人。這個人要具備符合職務要求的技能或潛質，有工作熱忱和自信。
  二、溝通是跟員工說明組織的願景、目標與目的。還有跟成員說明你們部門、單位、小組或業界的現況。
  三、策畫是判定必須完成什麼工作，才能達成部門的目標，進而達成組織的目標。
  四、組織是釐清完成每一項工作、每一個案子所需的資源，並決定每位部屬該做的事。
  五、訓練是評估每位員工的職能，確認他跟理想標準之間的差距，並提供教育訓練消弭落差。
  六、監督是確認公事有確實完成，每一位員工都順利完成專案與分派到的任務。
  七、考核是評估每個團隊成員的績效，並把他們的表現與職務要求、團隊要求做比較。
  八、解僱是開除團隊中績效未達到職務要求或團隊要求的人。
• 真誠的關心
  
  要做好管理工作，有個良策是由衷地關心部屬的需求。有的經理人以為關心員工會被解讀成示弱，他錯了。真誠的關心會變成你的優勢。對部屬的福祉展露關懷之意，不代表你要向無理的要求「屈服」。可惜，很多新手主管沒有這種胸襟，分不清關懷跟軟弱的差異。
  
  你的關懷必須真誠，不能虛假。真誠的關心是要給部屬適度的挑戰，並在他表現傑出時，給予該有的肯定和獎勵。
  
  你不能一開始就一廂情願地告訴自己：「我會是個好主管。」你必須鄭重地扛起照顧部屬的責任。其實，你跟團隊成員必須為彼此負責。你要確保公司跟部屬的目標沒有衝突；部屬則要體認到，只有協助公司達成目標，才能實現他的個人目標。
  
  你的團隊仰賴你的領導。你是他們的解說員，是他們對組織的大方向及目標了解的第一手資料來源。身為經理人的一項關鍵工作是隨時得讓部屬了解現在是什麼情況。刻意向部屬隱瞞資訊或吝於提供消息，對你沒有好處，因為成員會設法透過組織裡的其他管道，填補你造成的資訊缺口。不讓他們取得可以順利執行工作所需的資訊，不但會讓他們覺得不受尊重，而且他們自行找到的是間接的二三手資訊，可能有誤。
  
  要避開的陷阱
  
  第一次當主管的人多半不是負責帶一大群人。因此，很可能會忍不住過度管理手下那六、七個部屬的日常工作。當你在職場步步高升，負責管理的部屬會愈來愈多，你不可能介入三十五位部屬的大小職務，所以現在就練習跟每項工作的細節保持距離，只著眼在案子的大方向上。
  
  新手主管會遇上的一個陷阱是，你現在可能得管理接掌你舊職位的人，而你很容易認為這比其他正事要緊。覺得自己的工作比別人重要是人類的天性，但是在當上主管之後，這可行不通。這樣的管理方式不夠周全，不要只因為舊職務對你來說既熟悉又很上手，就讓它變成你的「職業病」，要抗拒那種誘惑。
  
  通常，你的第一個管理職會是專案負責人或組長。既要帶人，但仍有自己分內的職務。身兼二職就是你的處境，你必須繼續關注且處理工作細節一段時間。但晉升到完全的管理職之後，別帶著偏好上任，以免打散你對大局的注意力。
  
  當然，這個建議不能做得太過頭，有的人一升上管理職之後，就不肯在危急關頭出手協助下屬。部屬正在拚命趕上截止期限時，你還有空讀管理雜誌，只因自認你如今可是「管理階層」呢。這真是笨到家了！在危急關頭能捲起袖子跟部屬共同合作化解危機，才能跟他建立革命情感。
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• 中庸的觀點
  
  面對一切的管理事務，過猶不及。你一定見識過那種把「我管的是大事，少拿細節來煩我」掛在嘴上的主管，很不幸地，很多經理人都有這種症頭，念茲在茲的只有大局，而忽略了建構大局的細節。他可能也沒有意識到做細部工作其實很消耗心力。
  還有些主管，包括剛從第一線升上來的新手主管，則是過於專注在細節裡，疏忽了大目標。你需要採取中庸之道。