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2014年7月7日 星期一

【閱讀書摘】簡單時間管理策略

簡單時間管理策略:

5 委婉打斷長舌客戶的藝術

若是不能打斷對方,那就打斷自己!可以試試下面的方法:

在談話中想辦法取得說話權,然後在句子說到一半時突然停下,看一眼手錶,表現出急迫的樣子,點出現在時間。例如:「喔!已經3:50了,我該走了!」就這麼簡單。

這項技巧能幫助你直率表達結束談話的意願,又不會顯得太無禮,因為你打斷的是你自己。這麼做還能幫你主動掌控局面,讓你可以禮貌地打斷談話,回到自己原本的工作上。

8 就是要跟別人不一樣

你會因為排隊或等待而情緒緊張嗎?或是因為堵在車陣中而抓狂嗎?試試簡單易懂的逆流時間管理法吧!買菜、通勤、辦事、吃午餐等等,都挑選和主流人群不同的時段,就能省下許多時間。一位高階主管曾表示,只要提早15分鐘下班,就能省下堵在路上的30分鐘。

10 兩個問題,省下大把時間

有個流行的說法是:最浪費時間的事,就是把根本不需要做的事做得很好。完成一項工作的感覺很好,但是,如果這項工作一開始就不是必需的,又何必花時間完成呢?所以,請用底下兩個問題分析你的行動:

1    我正在做的事情中,有哪些是我自己或其他人都不必做的?
2    我正在做的事情中,有哪些是交給其他人做也可以的?

回答了這兩個問題,你就能減輕背上的負擔。

14 消除你的罪惡感

有些人在融合工作和生活時,會遇到一塊絆腳石,姑且稱之為「自發罪惡感強迫症」。一個人的精力被工作和生活分割時,產生罪惡感是很自然的現象。許多人工作時,會因為無法照顧到家庭生活而感到內疚;在家休息時,卻又因為沒有工作而感到罪惡。

重要的是,我們必須認知到這份罪惡感是自找的,對於工作和生活的品質以及兩者之間的平衡,只有壞處沒有好處。想要克服「自發罪惡感強迫症」,可以做兩件事:一、試著融合工作和生活,而非劃清兩者界線;把自己視為一個整體,而不是分開的兩面。二、改變想法,控制並消除心中的罪惡感,一直拿刀砍自己實在不是聰明人會做的事。

22你的財產值多少「時間」

如果你有一艘船、一棟度假小屋、或是任何物質財產,你肯定很清楚這些財產值多少錢。

但是,你是否曾停下來想過,這些財產值多少「時間」?大多數物質財產都需要一定時間維護,使用財產也需要時間,甚至有些人的大部分時間都是被自己擁有的東西(財產)佔據,而其中有些不一定是他們真正需要的。如果你也面臨同樣的窘境,請試著扔掉一些會無謂佔據時間的東西。那麼,你就會發現自己換來更珍貴的自由—選擇如何運用時間的自由。

36 不要當個萬事通大好人

有些人會愚笨地把自己塑造成「萬事通大好人」,辦公室裡的這種人通常有三項特徵:博學、友善、很少拒絕他人。這種人一旦被發現,就會被那些想要節省時間的眾人圍繞,畢竟直接找人問比自己找答案快多了。

如果你就是那位經常受人所託的救世主,遲早有一天,情況會演變成對你不利!最常見的結果就是,你不再有足夠的時間完成自己的工作。若是有這樣的煩惱,就必須定下標準和界線,不要直接提供答案,不妨改成指引方向,其他人很快就會明白,而你也可以免去許多干擾。要是沒時間了還不懂得在適當時機說「不」,那你就等著被事情淹沒吧!

40 拖延症纏身?試著縱身一躍!

進入冰冷的泳池,最好的方法是什麼?答案是大聲尖叫,然後直接跳進去!想要搞定讓你頭大的工作,就想像自己是要跳進一座冰水游泳池!

第一步是在前一晚準備妥當、清理桌面,把工作所需的東西全都擺出來,明確表示隔天早上不允許任何人打擾。

隔天早上,比平時早一小時去上班。不要照平常的例行程序走,像跳冷水池一樣,直接一頭栽進工作裡!你肯定會對工作成效感到滿意與驚豔!怎麼樣,明天要不要去晨泳啊?

46 經常被忽略的連接時間

「連接時間」是指兩份工作、兩次會議或兩個活動之間的銜接時間。簡單來說,就是我們脫離一項活動、準備進行另一項活動的時間。

大多數人並沒有意識到連接時間的存在,所以經常有主管在安排會議時,會一個緊接另一個,讓人沒有時間從第一個會議抽身前往第二個會議。底下是管理連接時間的三項建議:

1    安排會議時,一定要在兩個會議之間保留適當的連接時間。

2    排除不必要的干擾,減少時間浪費。除了干擾本身耗費的時間,還需要計算干擾的連接時間。每次受到兩、三分鐘的干擾,就必須花費一樣多的連接時間,才能將注意力放回原本的工作上。

3    連接時間是方便我們慢慢轉換並重新集中注意力的時間,可以允許注意力降低;但是,過了連接時間就必須全心投入活動。

80 知道何時該放棄

知道何時該放棄,也是時間管理技巧之一!或許你也有過這樣的經歷:呆坐在書桌前卻一點靈感也沒有,你的低效率很可能是精神不佳或目標不清造成的。若是發現自己停滯不前,一定要有所警覺。先停下手邊的工作,暫時離開,改做其他事情;不然,也只是在浪費時間罷了!

更長遠地看,要有勇氣放棄不會有結果的「死胡同計劃」。知道何時該放棄,也能省下許多時間。

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其實,你不是沒有時間:掌握5項活動管理技巧、101個簡單策略,從此擺脫瞎忙鳥日子!

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