搞錯「問題所在」，就無法得出「正確解答」

行動前思考5秒，擺脫費力又瞎忙的職場囧日子：日本頂尖企業講師傳授15種高效思考法，教你正確掌握工作方向，晉身為最有價值的搶手紅人！

たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく

• 作者： 鳥原隆志
• 譯者：邱香凝
• 出版社：商周出版
  
  
  01搞錯「問題所在」，就無法得出「正確解答」
   
  ●人被逼急時，往往會採取「搞錯方向」的行動
   
  二十五歲過後，服務於大型超市的我，曾被公司任命負責某大型分店食品賣場的工作。
   
  當時，我愈認真工作，工作愈是多得讓我喘不過氣，回過神來才發現自己很久沒好好休息了。在這種情況下的某一天，發生了一件差點讓我罹患精神官能症的惱人事件。我接獲顧客投訴「買回去的商品超過保存期限」。
   
  我馬上前往顧客家中致歉，也遭到嚴厲責備。但光是道歉，顧客還是不願意原諒，他說：「請你馬上擬定對策，今後再也不能擺出超過保存期限的商品，明天再來對我說明！」回到店裡，將這件事向店長報告後，店長說：「這是你管理能力不足的問題。」於是我又被罵了一頓。
   
  等店長發完脾氣後，時間已經是晚上十點了。
   
  請各位猜猜接下來我採取了什麼行動？
   
  我竟然開始在大燈已經關掉的賣場裡，親手一一確認每樣商品的保存期限。帶著一顆挫折沮喪的心，將商品一件一件拿起來確認。
   
  聽到這件事，各位怎麼想？
   
  或許有人覺得很好笑吧！
   
  然而，當時的我是真心認為「決不能讓超過保存期限的商品，出現在下個營業日的貨架上」而一心一意地檢查著。
   
  ……不，說真的，當時我只是內心充滿不安，擔心「要是又被今天那個客人買到超過保存期限的商品怎麼辦」。想必，是這樣的情緒驅使我做出這種行動。
   
  當時我負責的賣場中，總共有一萬多種商品，總售價高達八千萬日圓。光憑我一個人的力量，再怎麼努力也檢查不完。我明知如此，卻依然持續檢查到半夜。
   
  獨自在昏暗的店內一一確認商品的保存期限，面對似乎永遠無法結束的工作，腦中不斷浮現各種藉口。雖然不應該，但我心中出現「店裡有這麼多商品，出現一兩樣超過保存期限的東西也無可厚非」的想法，確實是不爭的事實。
   
  這樣的藉口，慢慢地轉變為怒氣。
   
  「我明明已經從早到晚全力以赴認真工作了，為什麼還非得面對這種事不可！這又不是我一個人的責任！」
   
  像這樣，這就是當時被工作逼得不知所措時，我心中湧現的情緒。
   
• ●看得出「什麼才是該解決的」嗎？
   
  如果各位站在當時我的立場，會採取什麼行動呢？
  
  我自己現在回過頭看，也認為那時的我「竟然像隻無頭蒼蠅似地搞錯工作方向」。換句話說，那時的我，工作根本沒用心思考。
  
  因為現在加上了「客觀而理論性的思考」這個步驟，才有辦法發現那是「搞錯方向的工作」。
  
  搞錯方向的工作會在兩種情況下產生，一是沒有經過「思考」的步驟，一是搞錯「思考重點」的方向。以我剛才舉的例子來說，那些當時我自以為經過思考而採取的行動，很明顯的是搞錯思考重點的方向了。我沒有掌握到解決問題的重點。
  
  「避免讓同一個客人再次買到超過保存期限的商品」。
  
  這是我當時試圖解決的問題重點。然而，只要再多思考一點，就會發現：
  
  「讓店裡永遠不要出現超過保存期限的商品」，這才是解決問題時正確的方向。這也就是為什麼，不管我多麼努力，一個人工作到半夜也幾乎拿不出工作成果的原因。
  
  如果不能了解「什麼才是該解決的」，無論再怎麼努力也拿不出成果。
  
  如果你也感到自己「明明已經每天被工作追著跑了，卻還是拿不出成果」，那正是因為你主動採取了「拿不出成果的做事方式」。
  
  不過，這還不是真正的問題。
  
  真正的問題並非出在「拿不出成果的做事方式」，而是你不知道「該怎麼做才拿得出成果」。
  
  「思考」這件事，有各種角度。剛才我舉的例子也是一樣，因為思考重點的角度不對，努力變成白費，也拿不出工作成果。
  
  02你是否以為「只要努力就能增加時間」
  
  ●因為太拚命而失去正確時間觀念
   
  身為籃中演練的講師，我教的是如何在有限時間內拿出工作成果的方法。
  
  在這些方法中，有一種叫做「設定優先順位」。換個方式說，就是「從眾多待辦事項中，決定該從哪一件工作開始做」。
  
  說得更清楚一點，工作時沒有必要每一件事都努力。重要的工作其實只有一部分，針對這部分努力就行了。
  
  在籃中演練時，比方說，想在六十分鐘內完成二十件左右的待辦事項。
  
  可是，實際上的籃中演練研習課程上，會將課題設計成無法於規定時間內完成所有事項。話說回來，要在這麼短的時間內解決所有事項，根本就是在找碴。
  
  即使如此，在實際的研習課程中，許多人都努力想將二十件待辦事項一次解決。其中甚至也有人真的努力完成了。
• 然而，一旦檢視完成的工作內容，就會發現有許多都採取了方向錯誤的處理方式，或是把心力花在不需要花費心力的地方。
  
  會出現這些問題，就是因為一心想在限時內完成所有工作，或是執行工作時方向錯誤的緣故。
  
  在籃中演練思考中，正確的工作進行方式，應該是「沒有必要每件事都努力做，重要的只有其中一部分，努力做這部分就行了。」
  
  因此，我們需要優先處理的是「解決之後能獲得最大成果的待辦事項」。為所有待辦事項排出優先順位，從順位高的著手處理。這才是正確的工作進行方式。
  
  ●做出成果的人總是思考著「該從什麼開始做」
  
  在籃中演練課題中，努力把所有待辦事項都完成的人，有一個共同特徵──
  
  當他們拿到課題後，立刻很努力地從第一件事開始處理。
  
  沒有接受過籃中演練思考訓練的人，請先想像一個裝滿未讀信件的收件夾。
  
  從最上面一封信開始打開，確認內容，回信……採取這種行動方式的人，就是把努力用錯地方的人。
  
  那麼，懂得正確安排優先順位的人，又是怎麼處理工作的呢？
  
  他們和把努力用錯地方的人，只有一點不同而已。
  
  「思考該從哪一件事開始做。」
  
  差別就在於，有沒有加入這個步驟。
  
  懂得正確安排優先順位的人，在拿到籃中演練課題時，並不會馬上開始處理待辦事項。
  
  他們會做的第一件事，是思考「該從哪件事開始做」。這就是拿得出工作成果的人工作的方式。
  
  面對眾多未讀信件時，不是打開最上面那封，而是從最重要的信件開始閱讀和處理。
  
  以上提到的，是行動層面展現出的差異，當然，行動皆源自思考。
  
  所以，造成這些差異的本質，也可以說是「不一味地想著要更努力，而是懂得思考不用努力也沒關係的方法」。
  
  ●捨棄「拚命」才拿得出成果。這就是工作的本質
  
  為什麼可以「不用努力也沒關係」呢。這是因為，時間有限。
  
  比方說，當遇到下面這種狀況時，你會採取什麼行動？
  
  「月底原本就夠忙了，上司還丟來額外工作，別的部門也來申請資料。這樣下去，今天不知道幾點才能回家……」
  
  即使遇到這種狀況，你是不是仍希望努力把所有事項都解決？
  
  你是否也有種「只要努力，時間就會增加」的感覺？
  
  然而，時間不但有限，更只會減少。絕對不可能增加。
  
  所以「努力解決所有事項」的想法是錯誤的。
• 該怎麼做，才能夠無須努力呢――轉換念頭，像這樣改變思考的重點時，將非做不可的工作寫進行事曆，你就能開始思考該把心力放在哪裡了。
  
  你想努力的心情是很崇高的，也很值得嘉許。
  
  可是，我希望你也一定要知道，改變思考重點，工作就能做出成果。
  
  03工作有八成都可以丟掉
  
  ●「成就感」和「成果」是兩回事
  
  在此唐突地提出一個問題，你有休假嗎？
  
  你的假日，對你而言真的稱得上是「休息日」嗎？
  
  來參加研習的人裡面，有很多人都沒有好好休假，人數之多令我非常驚訝。當然，這些人都是企業中的中堅戰力，我也明白大家都很忙碌。
  
  我自己也曾有過一直無法好好休假的時期，有時甚至還會發現「好久沒看見自己的孩子醒著的時候」。
  
  然而，工作上非得做出成果來不可。這麼一想，為了讓自己更奮發圖強，又開始排滿工作計畫。
  
  當時我的工作，必需負責指導好幾家分店賣場，行事曆裡還曾一天排滿四家分店的巡店工作。在這樣的行事曆下，得用很快的速度巡店才來得及。
  
  一天若能高速走訪四家分店，一星期就能巡視完所有負責的分店。
  
  沒錯，當時我定下的工作目標，就是「在一星期內巡視完所有我負責的分店」。
  
  所以我嚴格制定每家店的巡視時間，打算有計劃性地巡店，連午飯都在移動時間的車上吃，更遑論有午休。
  
  然而，每到一間店都會發現問題，店裡的人也會提出問題，再加上指導的時間，如此一來，預計的時間表逐漸延遲，有時等我到達最後一間店時，店裡所有員工早就已經下班了。
  
  於是，我只好檢查空無一人的賣場，如果真的發現太誇張的問題，只得親手矯正。結果，我回到家的時間總是深夜。這樣的日子持續了好一陣子。
  
  明明我確實從「按照計畫巡視了所有分店」中獲得了成就感，卻完全看不到工作成果。
  
  別說工作成果，我甚至還被上司指責道：
  
  「你是不是以為自己的工作是到每間分店走一趟就好了？」
• ●「放棄」比「繼續」還重要
  
  因為我抱著「我那麼努力，就算其他同事早早回家，我還是工作到深夜」的想法，一時之間無法接受上司對我的指責。
  
  另一方面，事實上我確實也懷疑，「難道我只是誤以為自己非得完成所有工作不可嗎？」、「我這種做事方式，最後真的拿得出成果來嗎？」。
  
  所以，我重新思考自己的做事方式──
  
  「在一個星期內巡視完所有分店，有什麼意義？」
  
  這麼一想我才發現，那根本只是為了對上司或其他人誇示「我在一星期內巡視完所有分店」而已。
  
  一旦認定「自己非做不可」時，若遭到他人指責，只會覺得自己的工作被否定，或許還會導致心情低落。
  
  然而，業績有所成長的人，不但不會將他人的指責當作威脅，反而會在受到他人指責時，將其視為「思考」的好機會。
  
  我本身也是因為受到上司指責，才驚覺已陷入「自己非做不可」的想法，也發現自己採取方向錯誤的行動。察覺錯誤之後，我馬上放棄在一星期內巡視所有分店的做法。
  
  要主動放棄持續至今的目標，是一件需要勇氣的事，同時也等於主動否定自己原先的做法。
  
  「一路走來都已經這麼做了，現在放棄未免太可惜。」
  
  老實說，我也曾有過這種心情。
  
  然而，「放棄」這個行動，遠比「繼續」的行動重要。這是因為，如果不放棄，就沒有辦法騰出時間去做新的事。
  
  換句話說，先有「放棄」的想法，你才能獲得解放，不再被工作壓得喘不過氣。
  
  ●將力量集中在「重要的兩成」
  
  後來，我放棄了「巡視所有分店」這件事。
  
  我改以重點式巡視有問題的分店或業績不振的分店，以及必需由我幫忙才能解決問題的分店，並加以指導。
  
  遇到有問題的分店，我會花上一整天待在那裡。有時甚至連續二到三天都前往指導。
  
  若只看巡視的分店數量，約莫只有以前的兩成。然而，工作成效卻確實提昇了。是不是很不可思議？曾經認為「總之非得先巡完所有分店不可」的我，現在竟站在這裡提倡「不需要全部都巡視也沒關係」……
  
  可是，如果不是實際放棄過，我也不會明白這個道理。
  
  試著放棄一路走來執著的做法，我才明白不用全部都做也沒關係。
  
  說得更極端一點，有時你只要去做現在手頭上的兩成工作，就能拿出十分的成績。