2014年8月7日星期四

【閱讀書摘】如果主管一心多用、不夠專注？

如果主管一心多用、不夠專注？

在今天的職場當中，一項普遍的抱怨就是，有一大票愚蠢的主管在和員工談話時會一心多用。他們假裝洗耳恭聽，甚至偶爾還會發出「嗯嗯、啊啊」聲或挑個眉表示回應，但實際上他根本就是左耳進、右耳出。

舉例來說，你正在與主管商討大事，但是他卻在玩藍牙、偷瞄他的電腦、敲鍵盤，或是傳手機簡訊；你對著他大喊「失火了！」，搞不好他沒在聽，甚至還反問你誰被炒魷魚（fire）了。重要的是，如果你也假裝他在聽還自顧自地講下去，或是在他專心做其他事的時候暫停談話，你也只是在浪費自己的時間而已。雖然你盡可能想要傳達訊息，他卻不打算聽。

你可以這樣做：
當你的主管開會時只專注在其他事上，就是不理你時，你可以採取以下幾個步驟重新聚焦。
其中一個方法是採取間接手段。當他注意力渙散時，你可以問他：「現在是開會的好時機嗎？還是我們應該晚點再聊？」這個問題是客氣地暗示對方，你知道他有多忙，但也強調你很需要現在開個會。若是兩人交情夠深，你也可以更直截了當地說：「老大，這件事真的很重要，我們需要談一談。你可以暫時把手邊的雜事擱到一旁嗎？」這個方法使用一句引人注目的開場白，緊接著是一則帶有合作需求的訊息，讓對方明白你們兩人得一起搞定某件事。你用「老大」起頭，比較可能讓對方抬起頭來看你，而這種打斷他注意力的稱呼，也會幫他聽進你接下來要說的話，那就是，你現在需要和他談談。

順帶一提，能適當使用在開場的字眼之中，最強而有力、最充滿感情、最引人注目的，莫過於對方的大名。

另一個有效的方法是，確定你的主管在一天之中的哪些時段最不容易受到干擾，然後將你的會議排在這些時間。還有，如果選在他的辦公室開會，建議讓他坐在你的正對面，而不要讓他坐在他的辦公桌前。或者，你也可以提議換個地點，像是建議他移駕到會議室，如果他的辦公室裡有張小咖啡桌，也可以改坐這裡。這個方法就是要讓他不會再分心。

如何要求對方回饋意見？

在溝通這方面，另一種常見的辦公室小白痴類型是，有些主管就是不回應員工的相關訊息或交付工作，特別是這些工作都透過電子郵件寄送交辦。在這種情況下，這些公文與報告幾乎就等於是墜入工作的深淵當中，永不見天日了。

例如，週末時主管發信要求你寫一份報告，說明前陣子他出差期間發生的一個狀況。你花了幾個小時寫成一份摘要，回寄給他，然後就……有去無回。你再也沒聽到任何下文。連一個字也沒。你可能在想，好歹也回一句謝謝吧，再不然給一、兩句回饋也可以啊。畢竟，你是特地排出時間寫完這份報告啊，回應絕對有其必要，不論是簡短致謝、一、兩句評語或是疑問都好。但你的主管只是對此視而不見，也對你視而不見。

你可以這樣做：
你可以開口問他對於你寄給他的報告有沒有什麼想法，這麼做沒什麼不對，但前提是不要讓你的口氣聽起來像是在要糖吃、有求於他，或試圖討賞；換句話說，請避免傳達出帶有以下意涵的訊息：我可是很賣力地完成這項工作，特別是還犧牲了週末假期，希望你覺得這樣沒問題吧。此外，你也不需要只是為了聽取他的想法就特地去找他開會，如果手頭上的事有這麼重要，他才是那個決定得為此開會的人。

你可以使出的另一個高招就是不經意地向他提起這件事，也許是選在另一場談話或會議時，你可以這樣問問他：「請問這份報告有幫到什麼忙嗎？」這是一個開放式的問題，對方無法用「是」或「否」搪塞過去，這等於是一個開球動作，讓對方能在你提出問題之後給予一些回應和評價，如果有必要的話。

這是因為你的主管已經用行動證明他要求員工加班工作，但又什麼都不回應，你應當有所對策，以防止他未來故技重施。例如下一回你照樣幫他完成一項專案，記得在按下寄出鍵前詢問這類問題：「你認為這項做法如何？」或「你的看法呢？」雖然不是每次結束信件內容都一定要用問題作結，但期待收到回報是人之天性呀！