閱讀書窩: 【閱讀書摘】頻繁地檢查電子郵件，吃掉了我們的工作時間

2014年7月2日星期三

【閱讀書摘】頻繁地檢查電子郵件，吃掉了我們的工作時間

上網成癮 Online All the Time

頻繁地檢查電子郵件，吃掉了我們的工作時間

網路最初大受歡迎的功能就是電子郵件——那個讓我們愛恨交加、湧入大量垃圾郵件的奴隸驅動器。只要在網路隨便看看就知道查看電子郵件的控制習慣，是一個大家普遍所關注的話題。我們查看電子郵件的習慣，的確出現了一些令人不安的數據。你多久查看一次你的電子信箱？這個數字可能遠超過你的想像。有一個研究顯示，有人把他們自動檢查郵件的次數，設定在每五分鐘一次，而「美國線上」（AOL）的調查發現百分之五十九的回應者，是在廁所中檢查郵件的——這似乎是把同時處理多項任務的觀念，用得太過火了。這種檢查郵件的習慣，會吃掉我們四分之一或者更多的工作時數。也許人們回報電子郵件會中斷作息的部分原因是，每次有新郵件進來，收信者都需要花一分多鐘的時間，才能從干擾中回復到原來正在做的工作。

電子郵件如此容易變成習慣的原因，是因為它的到達方式非常類似行為心理學家所稱的「變動時距強化時制」。「變動時距」的意思是說，如果你每五分鐘檢查電子郵件一次，絕大部分時間會沒有郵件進來，而你也不知道下一封信會在什麼時候進來。電子郵件本身也是如此，有些郵件要比其他郵件有趣或令人興奮。你妹妹寫的電子郵件，會比辦公用品公司發給你的電郵要容易引起你的注意。

最需要解釋的就是既然我們收到的大多是垃圾郵件，為什麼我們還會一直不斷的去查電子郵件呢？我們經常收到廣告，或是銀行發出的無聊信件，通知我們條款或細則做了哪些微小的更動。讓我們設想一個荒謬的情況來解釋為什麼我們會去一直查看電子郵件。假設我們每小時的整點都會收到一封有趣的電子郵件。在這種狀況下，你只會在那個時間點去查郵件。但是只要有一次那封八卦郵件，或是廉價到無法拒絕購買的郵件沒有出現，那你很可能會不想再去看。加上如果在下一個小時還是沒有精彩的八卦、或是請你當一家大型跨國公司總執行長的信件，你更加可能不想查看信件。當我們所期待的時刻表消失了，比方說火車或公車沒有準時到來，一種挫敗的感受會油然而生。

你處理電子郵件的態度是什麼？

對多數人而言，最大的問題就是與工作相關的電子郵件洪流。針對這個問題，研究人員訪問了許多不同產業的人士，詢問他們對付這些郵件的策略，結果有三種廣泛的類別出現。第一類就是定時檢查郵件。在這項類別中，受訪者說他們會定時一天一次或兩次查看郵件，其他時間則不查。這些人下定決心不讓電子郵件主宰他們的生活。第二種則是走火入魔型的收件者。其中一位受訪者每三十秒就檢查一次收件匣，而且每次都會馬上回覆進來的郵件。其他人則承認他們查看電子郵件的次數太勤了，其中包括與工作、家庭相關的郵件，而且除此之外，還有很多人怕他們的電子信箱變得太大。最後這個類別的人屬於「刪除者」，這些人乾脆就把陌生人或他們不想來往的人寄來的電子郵件刪除——不過這也是一個對付電子郵件的方法。

改變查看電子郵件習慣的方法

對上班時必須處理大量郵件的人來說，其目標就應該成為定時檢查郵件的收信人，可是定時的時間一定要比每三十秒鐘來得長一些。雖然定時的時間要看你在某件工作上能專注多久，但是每四十五分鐘算是個合理的妥協時間——專心花了四十五分鐘做某件工作，也該休息一下了。想要改變已經養成的習慣，必須將情況也列入考慮。我們不是在籠裡不斷轉圈奔跑、或壓下控制桿的老鼠，我們是有大量不同選擇的人，所以除了檢查電子郵件之外，我們還有一些別的活動如讓眼睛休息一下，或是泡一杯熱飲，但是這些活動都不像有趣的電子郵件那麼次數頻繁或含有誘惑力。如果我們想改變查看電子郵件的習慣，有研究建議這項活動應該用另一項更吸引人的活動取代：也就是說我們必須加強另一項活動。與其去查看電子郵件，我們可以給自己一個三十秒的「螢幕暫停」時間。對那些整天坐在電腦螢幕前面的人來說，讓眼睛休息一下比查看電子郵件要來得算是善用時間。還有，這個時間也可以用來整理思緒、回想一下你正在做的事。

如果這樣沒效的話，那就不妨試一下行為心理學的標準策略：懲罰。但是你大概不會想把滑鼠改裝，讓你在每次查郵件時就被電擊，所以我們只好使用理性與理解這類高度的身體機能來協助你。首先，請先想一想同時處理多項任務的危險性。雖然我們可能感到一次處理兩個工作不是什麼問題——比方說一邊講電話一邊查電子郵件，但是真實的狀況就是你的腦子在快速地從兩個工作中來回轉換。很不幸地，從工作中來回轉換是有代價的：最明顯的就是我們很容易就忘記自己在做什麼。雖然我們覺得自己一定可以記得要做的事項，但是人的意圖脆弱到令人無法置信。只要短短十到十五秒的時間——差不多是看一封電子郵件的時間，就足以讓我們忘記原本在做什麼事。當我們看完一封郵件之後，我們需要想一下才會記得剛才在做什麼，但嚴重的話，我們甚至根本就忘記自己在做的事。從看完郵件到回復原本狀態的時間有多長？這個數字有長有短，其中一項研究指出要六十四秒。另一項研究則提出在轉做下一項工作之前，人們最少會在每個手邊的工作上花三分鐘。雖然不是所有轉換都是由查看電子郵件引起的，但是這個比率不低。還有，在每次轉換時，我們都會付出注意力和「心流」精神境界的代價：也就是說失去那種專心一志、忘我的境界，而在這種境界中，我們的工作通常做得最好。

愛掛網與上網獎勵有關

談到大受歡迎的上網活動是多麼容易養成習慣時，電子郵件與「推特」是兩個很好的例子，但是在其他網上或網外的媒介，相同的機制與過程也會有或多或少的影響。比方說線上遊戲可能會比「推特」、「臉書」、或其他社群網路容易上癮，但是這個經驗也是因為相同的原因才會吸引使用者。遊戲給我們的獎勵就是殺死壞蛋、解開謎團、或是過關所帶來的快樂，而「推特」、「臉書」、電視則是用一些資訊、人際關係，以及娛樂來犒賞我們。

我們會一直掛在網上的原因是因為某些上網行為的獎勵，是相當容易讓我們學習的。你根本不需要離開座位，所有的東西都會自動集合到你面前。因為這種連結如此清楚、明顯，而且快速，就像老鼠得到可食的小丸子一樣，這種習慣可以很快就培養出來。難怪最後的結果就是電腦、電話，以及其它電子產品很容易就變成超級習慣養成器，這是在它們之前所有非互動媒介所望塵莫及的。它們會對我們的所作所為產生即時、吸引人的反應。當你看到他人在不斷輕敲手機或按下滑鼠鍵，你覺得他們看起來像什麼？像不像老鼠按下控制桿以得到可以吃的小丸子嗎？其實在許多方面來說，我們跟這些老鼠沒有兩樣。最後，網路無所不在的特性，讓我們使用網上服務的行為變得非常容易形成習慣。我們的上網活動幾乎容易到遍及我們所有的生活層面。很可能我們從醒來的那一刻到睡覺前一秒，都不費吹灰之力就可以一直掛在網上。一部平板電腦和上網手機就擺在床邊；在工作時，我們幾乎永遠都在上網狀態；到了晚上看電視時，「谷歌」可以告訴我們男女演員的身高與年齡；在做飯時，我們可以查看「推特」；在睡覺前，我們可以收聽網路電台。

現代科技所創造的世界，讓人們不但可以、而且確實在生活上用某種上網活動來填滿每一刻的時間。我們的上網活動一個接著一個沒有間斷，因此我們沒有時間做別的事。研究年輕人與電腦互動行為的報告指出，年輕人很少一次只做一件事。比較正常來說，青少年會在同一時間從事看電視、打簡訊、網路衝浪，以及下載音樂等等活動。

上網習慣對我們可能有何壞處的辯論還在持續進行中。有些研究指出，在同一時間大量執行多重任務，可能會讓我們無法在同一時間把一項任務好好完成。但是這個理論還在萌芽階段，因此目前很難有確切的定論。我們只能說如同所有的科技發展一樣，網路本身在本質上並沒有好壞之分，重要的是我們如何學會使用它。雖然上網對我們有許多益處，我們也必須了解上網也提供了許多潛在危機。我們對人類如何回應虛擬環境的了解還在初期階段，但是可以確定的是未來一定會有新的客製化網路服務出現來吸引我們使用。在意圖與習慣的戰爭中，我們必須能夠決定誰會勝出，換句話說，我們要決定誰是主人、誰是奴隸。

博客來連結